До старту
залишилось
  • Титульний спонсор
До старту
залишилось

Організатори

04.10.2019

Залаштунки Wizz Air Kyiv City Marathon. Як створюється і працює марафонський механізм зсередини

 

Цьогоріч на ювілейному 10-му Wizz Air Kyiv City Marathon організатори очікують 17 000 учасників. Отримання стартових пакетів, маршрут, марафонське містечко – усі ці етапи відчує кожен з них. А от що ховається за лаштунками, скільки і як триває підготовка події такого масштабу та яка кількість людей залучена у організації – зазвичай ці деталі лишаються за кадром. Як працює непростий марафонський механізм зсередини та хто стоїть за його створенням розповів Іван Третьяков, організаційний директор Run Ukraine.

 

Все, що відбувається безпосередньо у день заходу – це моя зона відповідальності. Чим я не займаюся – це продажі, реєстрація, комунікація з учасниками і продаж спонсорства. Решта, від чого залежить день заходу, і що відбувається у цей день, – це моя зона відповідальності. Тим не менш, глобально я занурений в більшість процесів, тому що зобов’язання, які ми беремо в рамках продажів реєстрацій і спонсорських проявів я повинен втілювати в життя. І певні рекламні прояви можуть впливати на організаційний процес дня заходу. Тому на етапі планування моє включення є максимальним, всі нововведення та ідеї обов’язково погоджуються з оргвідділом, аби зрозуміти, як це можна втілити.

 

 

Структура організаційного відділу

Вона завжди трансформується. Ключові позиції у нас давно зафіксовані, але окремі напрями ми розширюємо і змінюємо. Зараз у команді організаційного відділу 6 осіб. Загалом же, якщо брати цьогорічний Wizz Air Kyiv City Marathon, штатні працівники Run Ukraine складають лише 3%  від усієї кількості людей, які братимуть участь у роботі в суботу та неділю. Так з 41 людей штату структура виростає 68 людей оргкомітету. Це старші по зонам: пунктів гідратації, естафетних точок, зоні видачі, зоні інформації, помічники по чіповій системі, судді. А всього у організації буде задіяно 1200 волонтерів, які працюватимуть у дні старту, а також на видачі пакетів. Тому із маленької кількості структура розростається до таких масштабів. Для всіх них треба пропрацювати зони відповідальності та обов’язково інструкції. Зараз вже існує цілий набір документації, який виріс з хаосу, що був на початку, і це стало на сьогоднішній момент чітко розпланованою у кількості людей, штук, годин структурою.

Команда організаційного відділу

 

Етапи підготовки до заходу

Безумовно, якщо говорити про продукти, що повторюються – півмарафони і марафон, які вже існують, перший етап – це бюджет. Його ми зараз намагаємося формувати за рік до події. Потрібно мати прогноз реєстрації, щоб на цю кількість людей розпланувати всі необхідні витрати. 

Якщо проект створюється з нуля – то це, звичайно, маршрут. Наприклад, коли нас запросило Запоріжжя, ми починали саме з планування дистанції. Ми робимо заходи для учасників. Без учасників не буде спонсорів і це не буде цікаво місту. Перш за все кожен момент має бути зрозумілим і відпрацьованим з точки зору сервісу, інтересу і мотивації для спортсменів. Прийде спортсмен – за ним прийдуть й усі інші. Тому перш за все ми намагаємось зробити цікавий маршрут, в одне коло, максимум у два. На сьогодні у нас Дніпро лишилося в два кола, але з дуже невеликим перепадом висот. По решті стартів у нас одне коли і щороку ми відстоюємо перед усіма міськими адміністраціями збереження такої концепції. Від маршруту ми можемо далі вже планувати бюджет, по якому працюють потім всі підрозділи. Звідси у нас з’являється величезна кількість табличок. Буває, коли говориш у нас в офісі «подивись в табличці», люди починають просто дуріти: «о, ще одна табличка».

 

Наприклад, у табличці по пунктам гідратації запланована кількість по кожному з них: від води, людей, столів до розхідних матеріалів: ножів, коробок, підносів, парасольок, сміттєвих баків, рекламних прапорів і всього іншого. 

Завдання організаційного відділу пропрацювати такі схеми для кожного напряму. Є також планування і глобальне по графіку усіх подій з ключовими позиціями: по фінішу лідерів, нагородженню, щоб одне не перекривало інше. Такий хребет важливо розкласти, а далі він йде у регламент, використовується для сценарію, для взаємодії зі спонсорами у день події. Подібні таблички є під телевізійну трансляцію, стартове містечко, охорону, графік перекриття вулиць, під набір волонтерів, фасовку пакетів, яка між іншим у випадку марафону триває цілих 2 тижні. Також вказується тривалість роботи – від цього залежить скільки разів ми годуємо волонтерів.

 

Три місяці до старту

Після бюджету все як павутина розповзається по різним рівням. Починається робота з містом. Відпрацювавши маршрут, він обов’язково відмальовується в онлайні, створюється графік проходження, до нього робиться решта документації: розклад стартів і так далі. Після цього готуємо лист для розпорядження. Паралельно ми починаємо працювати з усіма службами, які у нас задіяні. Пропрацьоваємо ті самі інструкції: для медиків, по марафонському містечку, розстановці всього обладнання з підводкою електрики, детальними габаритами і схемою розстановки огороджень з даними скільки секцій має бути на певних ділянках маршруту. І вже до заходу ці питання реалізовуються старшими по кожному напряму.

Тиждень до події

Останній тиждень перед стартом – це період інструктажів та монтажних робіт. Якраз на цьому етапі з 32 людей штатних працівників оргкомітет виростає до 68. З’являються люди, які відповідають за окремі зони: на трасі, стартовому містечку, пунктах передачі естафети і т.д. Вони повинні вміти самостійно вирішувати питання, які неодмінно виникатимуть у день події, а не шукати мене для їх вирішення. Моє завдання – повністю себе розвантажити для вирішення форс-мажорних ситуацій і контролю процесу. Місто завжди живе своїм життям, і це може в будь-який момент накласти відбиток на саму подію.

Після події

Найголовніше – це аналіз і обробка зворотного зв’язку. Це те,  що робити найважче і на що часто не вистачає часу. Але для нас важливо працювати з цим, адже ми робимо захід для людей і для нас головне – надавати сервіс і комфортні умови. Тому ми завжди збираємо і аналізуємо враження учасників, робимо висновки. Я обов’язково передивляюся телевізійну трансляцію всіх наших подій. А там дуже багато цікавого можна побачити.

 

Найскладніше в організації

Це завжди робота з людьми та їх мотивація. Коли ти втрачаєш людей, ти не просто втрачаєш якийсь ресурс, ти втрачаєш досвід і знання і опускаєшся вниз. Команда сильна на тому рівні, на якому перебуває найслабший її учасник. Щойно до тебе приходить нова людина – вся команда опускається на її рівень. Новачок не знає, як передається інформація, він може зробити невимушені помилки, просто тому що він про це не знав. Тому вихід людей з команди – це дуже велика проблема. І відповідно, створення інструментів мотивації людей: як штатних спеціалістів, так і оргкомітету – це мабуть одна з найважчих робіт. Зрозуміло, що є труднощі з розпорядженнями та іншими питаннями. Але скоріш за все – це робота. Ти до цього готовий. Ти знаєш, що вона буде складною. Тому головне завдання – мотивація людей, далі вони підкажуть де треба змінити їх роботу, якщо вони по-справжньому «горять» ідеєю. Компанія створена не зі стін, а з людей. Якщо ти створив умови для команди, якщо їм подобається, вони кайфують, їм хочеться змінювати свою роботу – змінюватиметься і весь проект в найкращу сторону.

 

Найбільший виклик перед командою за весь час

Мабуть, це перший раз марафон в одне коло. Домогтися у міста перекрити 42 кілометри в одне коло – це бій. І його треба виграти по усім фронтам і пояснити чому тут буде так, а не інакше. Його виграти можна, але важливо не втратити власну мотивацію в цьому процесі, тому що ти часто б’єшся у закриті двері. Але якщо тобі подобається те, що ти робиш, воно вдасться.

Мрія організаційного директора

Вона лишається незмінною: пробігти власний захід у день його проведення, щоб уся система працювала таким чином, щоби й ти міг вийти на старт і просто побігти!